8 Agosto 2020
smart working

Come ottimizzare la comunicazione in smart working

Strumenti e trucchi per connettersi al meglio e lavorare da casa. Perché una cosa è certa: lo smart working non tramonterà più

Tempo di lettura: 3 minuti

A volte, i cambiamenti inaspettati spesso generano effetti positivi com’è stato per il settore del lavoro in Italia che ha visto i nostri connazionali, a causa del Coronavirus, improvvisamente gettati nell’arena dello smart working.

Un recente studio di Cgil e Fondazione Di Vittorio stima che negli ultimi mesi oltre 8 milioni i lavoratori digitali – di cui almeno 2/2,5 milioni nella amministrazione pubblica – abbiano lavorato da casa. Un dato eclatante visto che prima erano solo 500mila gli italiani che avevano optato per un
lavoro da remoto.

Tutto nasce ovviamente dal lockdown che non ha soltanto avuto conseguenze sul ritmo e sulle abitudini lavorative degli italiani, ma sta causando una revisione e un ampliamento delle normative e delle policy interne alle aziende per la gestione del lavoro intelligente – gli ultimi dati
dell’Osservatorio Smartworking del Politecnico di Milano ritiene che l’adeguamento di queste norme riguardi oggi il 93% delle aziende italiane.

Un cambio di passo inimmaginabile solo qualche mese fa (la Cgil ha rilevato che l’80% dei rispondenti non aveva mai sperimentato il lavoro a distanza prima) che ha trovato un alto gradimento nella popolazione lavorativa, tanto che ancora il sondaggio della Cgil ha evidenziato che il 60% vorrebbe proseguire anche dopo l’emergenza.

Tuttavia, nonostante l’apprezzamento per il metodo di lavoro, i punti critici dello smart working si sono rivelati essenzialmente due: la possibilità di utilizzare validi strumenti per la comunicazione – tra colleghi ma soprattutto con clienti e partner – e la sicurezza informatica.

Il primo punto ha riguardato essenzialmente due aspetti fondamentali per la comunicazione digitale: lo strumento utilizzato – e gli eventuali accessori per migliorarne gli effetti – e il luogo fisico dove effettuare il meeting virtuale.

I software per le videoconferenze si sono improvvisamente moltiplicati in questo periodo, esprimendo anche pregevoli innovazioni rapidamente diventate standard grazie alla loro semplicità d’uso: si tratta di Zoom – rapidamente diventato quasi l’opzione preferita – ma anche WhereBy,
FreeConference, U Meeting, Jitsi senza dimenticare invece applicazioni più collaudate ed estendibili fino a livelli enterprise come Microsoft Teams, Cisco Webex, Hangout Meet, Skype.

Per usarle al meglio però è necessario poter utilizzare una connessione veloce – Adsl o meglio in fibra – meglio se non condivisa con i figli che guardano un film in alta risoluzione o giocano a Fortnite. Il consiglio in questi casi è di organizzare un’agenda degli impegni virtuali, esattamente
come si farebbe per le riunioni fisiche, in cui chiedere l’esclusivo utilizzo della banda casalinga – almeno evitando l’utilizzo contemporaneo di altre applicazioni esigenti.

Fondamentale, inoltre, dotarsi di cuffie con microfono di buon livello, sia per cogliere senza problemi le parole dei colleghi o dei clienti, sia per evitare fastidiosi rumori di fondo ed eco rimbombanti.

L’ultimo consiglio riguarda la videocamera da utilizzare: se la banda è poco potente meglio disabilitare l’invio delle proprie immagini e limitarsi alla voce, velocizzando il trasferimento dei dati e migliorando quindi il collegamento.

Evitate di fare una videoconferenza con alle spalle i panni stesi o la pila dei piatti da lavare; se proprio non volete disabilitare il video per avere un contatto più caldo e cordiale con i vostri interlocutori, attivate gli sfondi virtuali – molte applicazioni lo permettono – oppure preparate la
stanza qualche attimo prima della riunione.

Se la stanza in cui normalmente lavorate è occupata anche da altre persone e se la riunione non è lunga, trovate un angolo della casa in cui concentrarvi e restare tranquilli. Per quanto riguarda, invece, la sicurezza vanno prese alcune precauzioni importanti. Innanzitutto, nel caso abbiate la necessità di collegarvi a siti aziendali raggiungibili soltanto attraverso Vpn – Virtual private network, ovvero connessioni virtuali protette configurate opportunamente per aprire un passaggio sicuro verso applicazioni sensibili – verificate di non avere sessioni aperte sul vostro
computer – magari inavvertitamente dai vostri figli che cercavano un gioco online o la chat in cui divertirsi con gli amici – oppure di webmail non aziendali, perché i malintenzionati potrebbero sfruttare le connessioni casalinghe, meno sicure di quelle aziendali, per infiltrare malware e rubare
i dati.

In secondo luogo, non lasciate utilizzare il computer di lavoro – ovvero il profilo utente che usate in azienda – da altre persone, magari per giocare o per vedere un film. Create un secondo profilo ospite per fare accedere i vostri familiari, in sicurezza.

Infine, anche se lavorate da casa e non avete bisogno della pausa caffè, abituatevi ad alzarvi ogni 40 minuti per sgranchirvi e far riposare gli occhi guardando fuori dalla finestra. Ne beneficeranno la vostra produttività e la vostra salute.